AVISO IMPORTANTE: Observe que a data e hora de encerramento exibidas acima são baseadas nas configurações de data e hora do seu dispositivo.
Os funcionários da categoria de Serviços Gerais são recrutados localmente na área da Localização Principal, que é onde o escritório está situado.
• A FAO está empenhada em alcançar a diversidade da sua força de trabalho em termos de género, nacionalidade, formação e cultura.
• Candidatas qualificadas, nacionais qualificados de Estados-Membros não representados ou sub-representados e pessoas com deficiência são encorajadas a candidatar-se.
• Todos os que trabalham para a FAO devem aderir aos mais elevados padrões de integridade e conduta profissional e defender os valores da FAO.
• A FAO, enquanto Agência Especializada das Nações Unidas, tem uma política de tolerância zero para condutas incompatíveis com o seu estatuto, objetivos e mandato, incluindo exploração e abuso sexual, assédio sexual, abuso de autoridade e discriminação. • Todos os candidatos selecionados serão sujeitos a rigorosas verificações de referências e antecedentes . • Todas as candidaturas serão tratadas com a máxima confidencialidade. • Os funcionários da FAO estão sujeitos à autoridade do Diretor-Geral, que pode designá-los para quaisquer atividades ou escritórios da Organização.
O compromisso da FAO com a sustentabilidade ambiental é parte integrante de nossos objetivos estratégicos e operações.
A Organização das Nações Unidas para a Alimentação e a Agricultura (FAO) contribui para a concretização da Agenda 2030 através do Quadro Estratégico da FAO, apoiando a transformação para sistemas agroalimentares MAIS eficientes, inclusivos, resilientes e sustentáveis, para uma melhor produção , melhor nutrição , um melhor ambiente e uma melhor vida , sem deixar ninguém para trás.
Contexto organizacional
O compromisso da FAO com a sustentabilidade ambiental é parte integrante de nossos objetivos estratégicos e operações.
O Centro de Coordenação dos Sistemas Alimentares das Nações Unidas (o Centro) foi estabelecido em resposta ao compromisso do Secretário-Geral da ONU com o apoio sustentado e coordenado à transformação dos sistemas alimentares liderada pelos países, após a Cúpula das Nações Unidas sobre os Sistemas Alimentares (UNFSS), realizada durante a Assembleia Geral da ONU de 2021. O Centro é sediado na sede da FAO em Roma, em nome do sistema das Nações Unidas, e serve como um mecanismo de coordenação, conexão e convocação em todo o sistema, apoiando os Estados-Membros na concepção, implementação, monitoramento e aceleração dos caminhos nacionais de transformação dos sistemas alimentares.
O Hub opera por meio de núcleos de coordenação integrados e iniciativas emblemáticas, trabalhando em estreita colaboração com os Coordenadores Nacionais, agências da ONU, Coalizões de Ação, Comissões Econômicas Regionais, Sociedade Civil, Academia, redes de jovens e o setor privado.
A vaga está localizada na OSG, na sede da FAO, em Roma, Itália.
Objetivo principal
O Assistente Administrativo executa uma variedade de transações administrativas de rotina e funções de apoio ao escritório, contribuindo para o bom funcionamento e a eficiência da unidade de trabalho.
Supervisão recebida/exercida
O(A) Assistente Administrativo(a) se reportará ao(à) Diretor(a) do Núcleo de Coordenação de Sistemas Alimentares do Gabinete do Secretário-Geral da ONU e, se necessário, receberá orientação de um(a) profissional ou membro sênior da equipe. Ele(a) atuará de forma independente em assuntos rotineiros e consultará o(s) supervisor(es) sobre questões e procedimentos novos e/ou mais complexos. A supervisão recebida proporcionará orientação técnica e processual, bem como aprendizado prático.
Relações de Trabalho
O Assistente Administrativo interage com diversos colegas da unidade de trabalho. Essas interações envolvem a troca de informações rotineiras e a prestação de serviços de apoio administrativo padrão.
Principais funções/resultados
• Digitar, formatar e redigir correspondências de rotina; reunir tabelas, relatórios, apresentações, publicações e outros documentos.
• Receber e direcionar chamadas telefônicas e visitantes; filtrar e enviar e-mails; responder a consultas rotineiras internas e externas e/ou encaminhá-las aos contatos/unidades apropriados.
• Inserir, recuperar, estruturar e atualizar informações e dados selecionados de diversas fontes (ex.: intranet/internet, arquivos do escritório, etc.); apresentar os resultados em formato padrão.
• Configurar e manter arquivos e sistemas de referência do escritório de acordo com os procedimentos padrão, incluindo um livro eletrônico para assinaturas.
• Iniciar, visualizar e acompanhar uma variedade de transações administrativas nos sistemas informatizados de finanças, viagens e recursos humanos.
• Apoiar a organização e administração de reuniões, workshops e eventos (ex.: providenciar salas de reunião e outras instalações).
• Auxiliar na organização de viagens: organizar transporte, logística, hospedagem e documentos.
• Garantir a disponibilidade de materiais de escritório e a manutenção adequada dos equipamentos de escritório.
• Executar outras tarefas conforme necessário.
Impacto do Trabalho
O Assistente Administrativo participa como membro de uma equipe na prestação de serviços de apoio administrativo e de escritório. Suas ações impactam tanto a unidade de trabalho imediata quanto a mais ampla.
OS CANDIDATOS SERÃO AVALIADOS COM BASE NOS SEGUINTES CRITÉRIOS:
Requisitos mínimos
Formação: Ensino Médio completo.
Experiência: Dois anos de experiência relevante em funções administrativas.
Idiomas: Conhecimento prático (nível C) de inglês.
Informática: Conhecimento de aplicativos do MS Office, internet e equipamentos de escritório.
Residência: Os funcionários de serviços gerais são recrutados localmente. Para serem elegíveis para esta vaga, os candidatos devem ser nacionais do país onde a vaga será preenchida ou possuir um visto de trabalho válido ou uma autorização de trabalho válida e residir a uma distância que permita o deslocamento diário até o local de trabalho no momento da candidatura. "Distância que permite o deslocamento diário" significa a distância que os funcionários podem percorrer diariamente entre o local de trabalho e a residência.
Competências
• Foco em Resultados
• Trabalho em Equipe
• Comunicação
• Construção de Relacionamentos Eficazes
• Compartilhamento de Conhecimento e Melhoria Contínua
Habilidades técnicas
• Bom conhecimento de normas de comunicação e documentação.
• Bom conhecimento de sistemas informatizados corporativos de finanças/viagens/recursos humanos e de procedimentos e políticas administrativas.
• Bom conhecimento da estrutura organizacional.
Qualificações e habilidades desejáveis
• Prior experience in supporting front office settings.
• Experience with travel management and support the organization of high-level meetings.
• Limited knowledge (intermediate proficiency - level B) of one of the other working languages of the Organization (Arabic, Chinese, French, Russian or Spanish).
• Ability to develop and keep track for key administrative processes (human resources, travel and procurement).
• Experience in programme support and business operations areas; planning, budgeting, financial reports preparation, expenditure forecasting, and general administration.
• Experience in direct collaboration and support of the country/field offices
• Advanced knowledge of MS Excel.
• Knowledge of recruitment and hiring processes of all categories of staff and non-staff including the process of vacancy announcements issuance.
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FAO staff are expected to adhere to FAO Values of Commitment to FAO,
Respect for All and Integrity and Transparency
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ADDITIONAL INFORMATION
•FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview, processing)
•Please note that FAO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU) / United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed at http://www.whed.net/
• The length of the appointment for internal FAO candidates will be established in accordance with applicable policies pertaining to extension of appointments
• Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, and security clearances.
•General Service Staff are recruited locally. To be eligible for this position, candidates must be nationals of the country of the duty station or possess an existing valid visa to work or valid work permit, and reside within commuting distance of the duty station at the time of the application. "Commuting distance" means the distance within which staff members can travel daily between their place of work and their residence.
•No international benefits will be payable as selected candidates are recruited locally and paid in the local currency of the office location
• For additional information visit the FAO employment website: http://www.fao.org/employment/home/en/
REMUNERATION
A competitive compensation and benefits package is offered. For information on UN salaries, allowances and benefits, click on the following link:
https://onehr.un.org/salary-survey/#/salary_scale
COMO SE CANDIDATAR
• Para se candidatar, acesse o site de recrutamento em Empregos na FAO e complete seu perfil online. Após o preenchimento, candidate-se e envie sua inscrição, anexando os certificados de proficiência em idiomas. Somente certificados de proficiência em idiomas emitidos por instituições externas credenciadas pela ONU e/ou exames oficiais de idiomas da FAO (LPE, ILE, LRT) serão aceitos como comprovação do nível de conhecimento dos idiomas indicados nas inscrições online. A FAO reserva-se o direito de solicitar que os candidatos realizem um teste de idioma futuramente, conforme necessário.
• Inscrições incompletas não serão consideradas.
• Os candidatos poderão ser solicitados a fornecer avaliações de desempenho e autorização para a realização de verificações de histórico profissional e atual, caráter, formação acadêmica, antecedentes militares e policiais, a fim de apurar todas as informações pertinentes às qualificações para o cargo.
• Candidaturas incompletas não serão consideradas.
• As informações pessoais fornecidas em sua candidatura poderão ser compartilhadas dentro da FAO e com outras empresas que atuam em nome da FAO para prestar serviços de apoio ao emprego, como triagem de candidaturas, testes de avaliação, verificação de antecedentes e outros serviços relacionados. Você deverá dar seu consentimento antes de enviar sua candidatura. Você poderá revogar seu consentimento a qualquer momento, retirando sua candidatura. Nesse caso, a FAO não poderá mais considerar sua candidatura.
• Somente as candidaturas recebidas pelo portal de recrutamento serão consideradas.
• Sua candidatura será analisada com base nas informações fornecidas em seu perfil online
. • Recomendamos que os candidatos enviem a candidatura com bastante antecedência da data limite.
Se precisar de ajuda ou tiver dúvidas, crie um cadastro único junto à equipe de suporte ao cliente da FAO para obter assistência adicional: https://fao.service-now.com/csp
A FAO é um ambiente livre de fumo.
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